Инструменты и методы построения командной работы

Для чего это нужно

Держать в голове все планы и проекты совершенно неправильно, так как есть ряд причин. Наша жизнь состоит из важных и срочных дел. И порой срочные дела отодвигают важные дела на неопределенную перспективу. Это отдаляет от цели и ставит под сомнение эффективность всего процесса. Если вы договорились встретится в назначенное месте и назначенное время сегодня - это несложно запомнить, но что если время через пару дней? Держать все это в голове сложно, и малоэффективно. А выглядеть забывчивым человеком это терять свою репутацию в глазах партнеров. К тому же это может поставить под сомнение актуальность и ликвидность какой-либо сделки. Очевидно что нужен инструмент который позволит планировать всю рабочую неделю. Для индивидуального применения достаточно заглядывать в календарь или органайзер чтобы согласовать место и время, но если это командная работа, тут нужно нечто большее.



Инструменты

Календарь, доска задач, CRM. Это самые основные инструменты для организации процессов чтобы достигнуть поставленные задачи. Чтобы понять как все можно применить, нужно расписать все более подробно.


Календарь

Для обеспечения эффективного использования таймлайн процессов, нужен помощник, который всегда под рукой. Раньше эту роль выполняли секретари, которые записывали все необходимые поручения. Сейчас есть возможность использовать смартфоны. Одна из функций календаря - это вносить записи, в который можно оставлять пометки в виде задачи, времени, места и за какое время предупреждать. Для индивидуального использования это самое то. Его также можно использовать и для командной работы. Где сотрудники компании могут видеть все намеченные задачи. В плане информативности это удобно, но если хочется чего то большего тут нужны инструменты иного масштаба решения поставленных задач.


Доска задач

Доска задач позволяет видеть все поставленные задачи независимо от текущих дел. Она напомнит о сроках, важности и приоритетах. В любой момент сотрудник компании может обратиться к доске задач и видеть все что ему необходимо сделать сегодня, завтра и в перспективе. Руководитель проекта всегда может увидеть все задачи по сотрудникам и по компании в целом. Доска задач позволяет увидеть эффективность сотрудников, количество выполняемых задач за период времени, объем, взаимодействие и другие статистические параметры.


Сотрудник выполнивший текущую задачу возвращается к доске задач и берет новую, более приоритетную. Если приоритетных нет, выполняет по порядку. Эффективность доски задач состоит в том, что сотрудник всегда видит план работы, поставленные задачи и это повышает эффективность работы в разы. Ему нет нужды объяснять руководителю о проделанной работе, так как весь процесс виден на доске задач.


CRM

CRM - это система управления взаимоотношениями с клиентами. То что позволяет видеть срез и процессы не только по сотрудникам компании, но и по заявкам и клиентам в целом. Ведя такую систему в работу компании можно быть уверенным в повышении эффективности продаж своих услуг, так как любое обращение клиента в компанию через различные каналы связи фиксируются: от письменных обращений до телефонных звонков. Это позволяет вести высококонкурентный бизнес, повысить работу сотрудников, поднять продажи, увидеть слабые места в компании и так далее.


Сегодня современные компании работают в CRM - так как эффективность такого внедрения доказана. К примеру можно привести звонки от крупных банков или организаций, когда они в телефонном разговоре согласовывают дату следующего звонка и по наступлении этого времени действительно Вам перезванивают. Они не держат это в голове, или в записной книжке. Они используют современные инструменты чтобы не потерять ни одного клиента.